メールの返信、イラっとしないのは何時間?

忙しい時、つい後回しになってしまうのがメールの返信。返さなきゃと思いつつ長時間放置してしまった経験はないだろうか? 送ったほうにしてみれば、返信が遅いとないがしろにされている気分になるが、イライラせずに待てるボーダーラインはどのくらいなのか?
R25が実施したビジネスマン610人(対象:25歳~34歳の1都3県に勤務する男性有識者)へのアンケート調査によると、仕事で同僚に送った(比較的容易に回答できるはずの)メールに対し「返信が遅い」と感じるのは「24時間以上」が最も多く120人。次いで「3時間以上」が116人、「1時間以上」が104人となっている。すぐに返信ができない場合、最悪でも当日中には返信しておいたほうがよさそうだ。
また、メールの返信がない場合、(メール送信後)どれくらい経ってから催促するか? という問いに対しては「24~48時間以内」が215人とダントツ。多くは翌日以降に催促をするようだが、なかには1時間以内でも催促するせっかちな人も33人いた。
では、メールの返信が遅れてしまう理由は何なのか? やはりダントツは「忙しくてメール返信に割く時間が足りない」。2番目に多かったのは「返信が遅れても特に問題がない場合だから」という回答だった。送り主や件名によって優先順位をつけ、メールをすぐに返信するかどうか決めている人も多いようだ。
遅れないための最善策はメールが届く度に返事を書くことだが、それではその他の業務がなかなか捗らない。他に何かいい方法はないか? ビジネスメールマナー推進協議会会長の平野友朗氏に聞いた。
「メールの処理はまとめてやった方が効率的。例えば『いまから30分間はメールの返信にあてよう』と決めて取り掛かれば集中できます。そうした30分間の集中タイムを1日に3~5回設ければ、返信漏れや大幅な遅れは防げるはずですよ」
次々と届くメールをいちいち気にしているとかえってプレッシャーになり、返信を書くのが億劫になる。であれば決まった時間以外、完全にメールから離れたほうが結果的に放置を防げるというわけだ。毎日大量のメール処理に追われてしまうという人は、ぜひお試しあれ。
(榎並紀行)
マスタコメント:私的には定期的(一日2回)に確認し、返事、もしくは確認したことを伝えることが大切だと思います。

 

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